SINH VIÊN CẦN BIẾT
Giao tiếp qua điện thoại

Ngày đăng: 12/10/2018

Ông bà ta thường nói, “Lời nói không mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”, đặc biệt là nói chuyện (giao tiếp) qua điện thoại lại càng phải lựa lời hơn, một nét văn hoá không thể thiếu trong cuộc sống thường ngày của mỗi người.

Khả năng giao tiếp qua điện thoại không chỉ nói lên tính cách của bạn mà còn làm ảnh hưởng đến hình ảnh của cơ quan bạn đang làm việc. Khi giao tiếp qua điện thoại, chúng ta cần chú ý một số đặc điểm sau:
1. Khi cần gọi điện thoại:
- Chuẩn bị trước nội dung: Trước khi gọi điện thoại ra ngoài phải chuẩn bị trước nội dung cần nói. Sắp đặt những điều phải nói, ghi vắn tắt những ý chính hoặc những số liệu cần thông báo ra giấy (nếu thấy cần).
- Tìm số điện thoại ghi nhanh ra giấy: Trước khi gọi cho ai hãy kiểm tra cẩn thận số máy.
- Bấm số điện thoại cẩn thận: Sau khi quay số hãy chờ cho người được gọi kịp trả lời. Nếu gọi nhầm phải xin lỗi rồi nhẹ nhàng cúp máy.
- Tự xưng danh: Sau khi đầu dây bên kia nhấc máy, bạn nhớ xưng danh ngay và đề nghị được nói chuyện với người mình cần gặp.
- Trình bày rõ mục đích cuộc gọi: Trình bày ngắn gọn, xúc tích nội dung cuộc gọi. Không nói thừa, không nói dài dòng…
- Kết thúc cuộc gọi: Không đột ngột cúp máy mà phải có tín hiệu thông báo trước.
2. Khi nghe điện thoại:
- Trả lời ngay: Khi nghe chuông điện thoại reo, bạn hãy nhấc ống nghe lên và trả lời ngay, tốt nhất là sau hồi chuông số 1.
- Tự xưng danh: Khi nhận điện thoại câu đầu tiên bạn phải nói là thông báo cho người gọi biết nơi đang nhận điện thoại.
- Ghi số điện thoại và tên khách hàng: Khi nghe điện thoại thì bạn phải biết ai gọi và lý do họ gọi tới.
- Biết cách trả lời trong các trường hợp đặc biệt:
+ Trường hợp cấp trên bận bạn phải cắt nghĩa thật khéo léo cho người gọi tới là tại sao cấp trên không trả lời được.
+ Trường hợp người gọi biết một số thông tin cần thiết khi cấp trên vắng mặt thì bạn có thể cung cấp cho người gọi biết một số thông tin cần thiết nhưng phải thận trọng trong phạm vi cho phép.
+ Trường hợp để lại lời nhắn bạn phải luôn để sẵn các phiếu ghi lời nhắn cạnh máy điện thoại để ghi những lời nhắn của người gọi. Bạn phải ghi đầy đủ, chính xác, nếu chỗ nào chưa rõ phải hỏi lại để ghi cho đúng.
- Kết thúc cuộc gọi: Kết thúc cuộc gọi phải lịch sự và thân mật. Khi người gọi muốn kết thúc thì phải cảm ơn người gọi trước khi có lời chào. Không bao giờ kết thúc cuộc gọi một cách đột ngột, cúp máy mà không báo trước. Sau khi chào, thì để ống nghe xuống một cách nhẹ nhàng. Nếu bạn là người nhận điện thoại, thì phải chờ người gọi đặt ống nghe xuống trước để tỏ ra mình quan tâm đến cuộc nói chuyện này.
- Những tình huống thường gặp khi đang điện đàm:
+ Người gọi không cho biết tên và lý do gọi đến: Trong trường hợp này bạn cần khéo léo, lịch sự, nhẹ nhàng yêu cầu người gọi nói tên.
+ Cấp trên không muốn gặp nhưng người gặp cứ khăng khăng đòi gặp
+ Vấn đề nằm trong quyền hạn của bạn đã trả lời nhưng người gọi không hài lòng và cứ đòi gặp cấp trên.
+ Người gọi có thái độ hách dịch, bất nhã
3. Lưu ý về giọng nói khi tiếp xúc với người nghe
- Nói cho rõ ràng, thấp giọng hơn bình thường
- Nói giọng bình thường, tốc độ vừa phải, có âm điệu
- Nhấn mạnh một vài chữ
- Lịch sự Mỉm cười trong lúc nói chuyện
Trên đây là một số điểm lưu ý khi các bạn giao tiếp qua điện thoại có thể giúp các bạn giao tiếp tốt trong công việc cũng như giao tiếp trong cuộc sống hàng ngày.

( BBT )
TIN LIÊN QUAN